MS-Access-এ Auto Report, Form এবং query তৈরি করার পদ্ধতি (ধাপগুলি)

এখানে MS-Access-এ অটো রিপোর্ট তৈরি করার ধাপ, MS-Access-এ অটো ফর্ম (Form) তৈরি করার পদ্ধতি এবং MS-Access-এ ক্যোয়ারী (query) তৈরি করার পদ্ধতি গুলির উত্তর দেওয়া হয়েছে।

MS-Access-এ অটো রিপোর্ট তৈরি করার ধাপগুলি

MS-Access-এ অটো রিপোর্ট তৈরি করার ধাপগুলি হলো:

1. প্রথমে Access 2007 চালু করে নির্দিষ্ট ডেটাবেসটি Open করতে হবে।
2. এরপর যে Table বা Query-র উপর ভিত্তি করে অটো রিপোর্ট তৈরি করতে হবে সেই Table/ Query-র Datasheet View টি Open করতে হবে।
3. এরপর Create রিবনের Reports কমান্ডগ্রুপের Report বাটনে ক্লিক করতে হবে। অথবা
4. কী-বোর্ড থেকে Alt + CRN কীগুলি চাপতে হবে। 
5. এরফলে স্ক্রিনে টাইটেল সহ রিপোর্টটি প্রদর্শিত হবে।

MS-Access-এ অটো ফর্ম (Form) তৈরি করার পদ্ধতি

MS-Access-এ অটো ফর্ম তৈরি করার পদ্ধতি হলো:

1. MS Access 2007 চালু করে নির্দিষ্ট ডেটাবেস Open করে Navigation Pane থেকে Table অবজেক্ট থেকে নির্দিষ্ট টেবিলে ডাবল ক্লিক করলে টেবিলের Datasheet View টি প্রদর্শিত হবে।
2. এরপর Create রিবনের Form কমান্ডগ্রুপের Form বাটনে ক্লিক করতে হবে, এরফলে একটিফর্ম স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে। এক্ষেত্রে Form View টি দেখা যাবে।
3. এরপর অফিস বাটনে ক্লিক করে Save As.. অপশনে ক্লিক করে প্রাপ্ত Save As ডায়ালগ বক্সে ফর্মের একটি নাম লিখে OK বাটনে ক্লিক করে ফর্ম তৈরি সম্পন্ন করতে হবে।

MS-Access-এ ক্যোয়ারী (query) তৈরি করার পদ্ধতি

MS-Access-এ ক্যোয়ারী তৈরি করার পদ্ধতি হলো:

1.  প্রথমে নির্দিষ্ট ডেটাবেস Open করতে হবে।
2. এরপর Create রিবনের Other কমান্ডগ্রুপের Query Design বাটনে ক্লিক করতে হবে। এরফলে Query উইন্ডোসহ Show Table ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে।
3. Show Table ডায়ালগ বক্স থেকে নির্দিষ্ট টেবিল (ধরা যাক Student) সিলেক্ট করে Add বাটনে ক্লিক করে Show Table ডায়ালগ বক্সের Close বাটনে ক্লিক করে ডায়ালগ বক্স করতে হবে।
4. এরপর Query উইন্ডোতে সমস্ত Field সহ টেবিলটি দেখা যাবে।
5. টেবিলের ফিল্ডগুলিতে ডাবল ক্লিক করে ডিজাইন গ্রিডের Field অপশনে যুক্ত করতে হবে।
6. এরপর যে ফিল্ডের উপর ভিত্তি করে ক্যোয়ারীটি প্রদর্শিত হবে ডিজাইন গ্রিডের সেই ফিরে Criteria অপশনে নির্দিষ্ট শর্তটি উল্লেখ করতে হবে।
7. এরপর Design রিবনের Results কমান্ডগ্রুপের Run বাটনে ক্লিক করলে ক্যোয়ারী অনুযায়ী রেকর্ডগুলি বা ফলাফল প্রদর্শিত হবে।
8. এরপর অফিস বাটনের Save বা Save As-এ ক্লিক করলে Save As ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে, এই ডায়ালগ বক্সে Queryটির একটি নাম উল্লেখ করে OK বাটনে ক্লিক করে Queryটি Save করতে হবে।

___________________________

Next: MS-Access-এ দুইটি টেবিলের মধ্যে relationship কিভাবে তৈরি করবে।

Answer Source: NEW LIGHT Class XII Modern Computer Application Book.